Aufgrund der Verordnung über die Mitwirkung der Heimbewohner in Angelegenheiten des Heimbetriebes ist entweder ein Heimbeirat oder ein Heimfürsprecher zu bestellen. In der Senioren-Residenz Vahrenwald wurde auf Antrag der Heimleitung im September 2003 von der zuständigen Behörde ein Heimbeirat bestellt.

Der Heimbeirat soll bei Problemen, die im Miteinander von pflegebedürftigen Bewohnern und dem Pflegepersonal entstehen können, helfen. Auch das weiter tragen von Verbesserungsvorschlägen und Wünsche seitens der BewohnerInnen, aber auch Angehörigen, sollen Teil der Arbeit des Heimbeirates sein. Anmerkungen und Beschwerden können ohne dass der Name des Bewohners genannt wird, mit den Pflegekräften oder der Heimleitung besprochen werden. Eventuelle Nachteile für Bewohner sind somit ausgeschlossen.

Weiter findet einmal im Monat ein Treffen zwischen Heimleitung und dem Heimbeirat statt, so dass BewohnerInnen, die nicht im Rat tätig sind, ebenfalls die Möglichkeit besitzen, durch den Rat, gehört zu werden. Informationen über den Verlauf der Sitzungen, sowie über entschiedene Beschlüsse und zukünftig anvisierte Projekte, können BewohnerInnen und MitarbeiterInnen gleichermaßen über den Heimbeiratsordner in jeder Etage beziehen.

Bei Neuaufnahmen werden auf das Bestehen des Heimbeirates, sowie auf die Ordner hingewiesen und an Beispielen die Aufgaben erläutert. Zu diesem Zweck dienen insbesondere die Pinnwände in jeder Etage, wo die Mitglieder mit Foto, Name, Funktion, Anbindung an die SRV und Telefonnummer vorgestellt werden.